kintoneで改善を検討できる業務
kintoneは、自社の業務に合わせてアプリを構築できる点が特徴です。最初から多くの業務を対象にせず、現在負担が大きく効果を確認しやすい業務から始めます。
顧客・問い合わせ管理
会社名・事業所・担当者などの基本情報に加え、問い合わせ内容や対応履歴を共有します。担当者不在でも過去の経緯を確認でき、引き継ぎもしやすくなります。個人情報や取引条件を扱う場合は、必要な項目と閲覧権限を決めます。
案件・商談管理
顧客からの相談・提案内容・進捗・次の行動・対応期限などを管理します。見積を出したまま止まっている案件や期限超過を確認しやすくなります。担当者を監視するのではなく、困っている案件を組織で支援することが目的です。
見積・承認管理
顧客・商品・金額・予定粗利などを登録し、見積の作成状況や承認履歴を管理します。得意先別価格や値引きなど担当者の判断が必要な条件は、すべて自動化せず一定の条件で承認を求める方法もあります。
商品・価格情報の共有
商品名・型番・メーカー・仕入先・仕入価格・更新日などを商品マスタとして管理します。一元化すれば検索時間や古い価格を使うリスクを減らせますが、誰が価格改定や廃番情報を更新するかを決めなければデータは古くなります。
受発注や納期の進捗管理
受注・発注・納期回答待ち・入荷・納品などの状態を共有し、同じ情報を複数の帳票へ転記する作業を減らせる場合もあります。ただし、複雑な在庫管理や会計処理までkintone単独で完結させることが最適とは限りません。
売上・粗利・予実の見える化
案件や顧客の情報と売上・仕入を関連付け、顧客別・担当者別・商品カテゴリー別の数字を確認します。見積時の予定粗利と納品後の実績粗利を分けて管理することもできます。入力負担を考え、経営判断に必要な数字から始めます。
社内申請や定型報告
経費・購入・休暇などの申請や、定型的な日報・月報を管理する方法です。申請状況や承認履歴を確認しやすくなります。すでに別の仕組みで問題なく運用できている業務を、無理にkintoneへ移す必要はありません。
個人のExcelやメールに分散した情報を、共通の場所で共有・検索できる状態にするのがkintoneの基本
kintone導入支援を検討するタイミング
自社で小さなアプリを作り運用を改善できる場合は、必ずしも外部支援が必要とは限りません。一方、次のような状態がある場合は、導入支援を検討する価値があります。
- Excelの最新版が分からない
- 担当者ごとに異なる管理表を使っている
- 情報を探すたびに特定の社員へ確認している
- 案件や問い合わせの対応状況を共有できない
- 同じ顧客や商品情報を何度も入力している
- kintoneを契約したが、何から作るべきか決められない
- アプリを作ったものの、現場で使われていない
- アプリが増え、どこへ入力すべきか分からない
- 社内に設計や運用を担当できる人がいない
課題や必要なアプリが完全に整理されてから相談する必要はありません。「kintoneが自社に適しているか分からない」という段階で、他の方法も含めて比較することも導入支援の役割です。
kintoneが向いている会社
kintoneは柔軟なサービスですが、特に効果が出やすいのは次のような会社です。
複数人で情報を共有したい
個人のExcelやメールに情報が分散し他の社員が確認できない会社には、共通の場所で管理する価値があります。誰が・いつ・何を変更したかを確認したい業務にも向いています。
Excel管理を段階的に見直したい
すべての業務を一度に移行せず、一つの管理表や業務から始められます。現在のExcelの項目や運用を確認し、必要なデータから移すことで現場への負担を抑えやすくなります。
自社業務に合わせて調整したい
既製システムの標準フローに合わない場合でも、自社に必要な項目や進捗を設定できます。ただし、現在の業務をそのまま再現するのではなく、不要な手順を整理してから設計します。
権限や変更履歴を管理したい
役割に応じて閲覧・編集の範囲を設定し、変更履歴を残したい業務に利用できます。機密性の高い情報はkintoneの設定だけでなく、社内ルールやアカウント管理も必要です。
小さな業務から改善したい
案件共有・問い合わせ管理・申請など、対象を絞って試し、効果を確認しながら関連業務へ広げたい会社に向いています。
kintone以外の方法が向いている可能性がある会社
kintoneは柔軟ですが、すべての業務に最適とは限りません。次のような場合は、他の方法も比較しましょう。
複雑な会計や在庫管理を一つで完結させたい
会計・税務・詳細な在庫評価などの専門的な処理には専用システムが適する場合があります。kintoneを周辺業務や情報共有に使い、会計や在庫は専用システムで管理する方法もあります。
大量データの高速処理が必要
大量のデータを複雑に集計・処理する業務では、別のデータベースやシステムが適する可能性があります。実際のデータ量や処理内容を確認して判断します。
社内で運用責任者を決められない
アプリやマスタは業務の変化に合わせて更新する必要があります。外部支援を利用する場合でも、社内で運用の窓口となる人が必要です。
kintone導入支援で相談できること
導入支援の内容は会社によって異なります。一般的には、設計や構築だけでなく、業務整理から定着まで相談できます。
現在の業務と課題の整理
誰が・どのExcelやシステムを使い・どこで転記や確認が発生しているかを整理します。表面的な要望だけでなく、なぜその作業が必要なのかを確認し、改善すべき原因を見つけます。
kintoneが適しているかの判断
課題によっては、Excelの整理・GASによる自動化・既製システム・Webアプリなどが適する場合があります。導入する前に、他の方法と比べてなぜ適しているのかを確認します。
最初に作るアプリの選定
すべての業務を一度に変えず、負担が大きく効果を確認しやすい業務を選びます。たとえば案件進捗・問い合わせ・見積履歴など、一つのテーマから始めます。
アプリ・画面・権限の設計
入力項目・一覧画面・進捗・通知・閲覧や編集権限などを設計します。経営者が見たい情報だけでなく、実際に入力する社員が無理なく使えるかを確認することが重要です。
既存データの整理と移行
Excelや顧客台帳のデータを確認し、重複・表記の違い・古い情報などを整理します。すべての過去データを移すのではなく、現在利用する情報から段階的に移行する方法もあります。
試験運用と修正
一部の社員や実際の案件で利用し、入力時間・画面の分かりやすさ・例外時の対応を確認します。最初から完成形を目指さず、現場の意見を踏まえて修正します。
導入後の運用・改善
利用状況を確認し、使われていない項目や不足している機能を見直します。アプリやマスタの更新方法・社内の問い合わせ先・改善要望の集め方も決めます。
機能の前にまず現在の業務と課題を整理し、kintoneが適しているかを他の方法と比較する
kintone導入でよくある失敗
うまくいかない原因の多くは、kintoneの機能ではなく目的の置き方と進め方にあります。詳しくはkintone導入で失敗する原因もあわせてご覧ください。
kintoneの導入自体が目的になる
「DXのためにkintoneを導入する」という状態では、何を改善できたら成功なのか判断できません。対応漏れを減らす・二重入力をなくすなど、導入目的を具体化します。
現在の業務をそのままアプリ化する
不要な確認や複雑な手順までそのまま移すと、非効率な業務がkintone上に残ります。作業の目的を確認し、不要な工程を減らしてから設計します。
最初から多くのアプリを作る
短期間に多くのアプリを作ると、社員が覚えきれず保存場所も分かりにくくなります。一つの業務で運用を確立してから広げる方が安全です。
入力項目を増やしすぎる
分析のために多くの項目を必須にすると、入力されなくなる可能性があります。誰が何の判断に使う項目なのかを確認し、必要最小限から始めます。
Excelとの二重入力が残る
kintoneへ登録した後、同じ内容をExcelへ転記する運用では負担が減りません。既存のExcelを残す場合は、どちらを正式な情報とするのか役割を明確にします。
経営者が見たい情報だけで設計する
経営者に便利でも、現場の入力が複雑であれば定着しません。経営判断に必要な情報と、現場が業務を進めるための情報を両方確認します。
導入後の管理担当者を決めていない
商品・価格・担当者・業務ルールは変わります。誰が設定やマスタを更新するのかを決めておかなければ、情報が古くなります。
広島でkintone導入支援会社を選ぶ7つのポイント
支援会社を比較するときは、機能の詳しさだけでなく、業務理解と提案の公平性、定着支援を確認します。
自社の業務を具体的に確認するか
課題や業務フローを十分に聞かず、すぐアプリ作成へ進む相手には注意が必要です。誰が・何に困り・導入後に何を変えたいのかを確認する相手を選びましょう。
kintoneありきで提案しないか
課題によってはExcelや既製システムの方が適する場合があります。kintoneを使わない選択肢も含めて説明できるかを確認します。
経営と現場の双方から話を聞くか
経営者の要望だけでなく、実際に利用する社員の業務と負担を確認する必要があります。双方の意見を調整できる支援会社が適しています。
一つの業務から小さく試せるか
最初から大規模な構築を求めるのではなく、試験導入で効果と使いやすさを確認できるかを見ます。
導入後の定着まで支援するか
アプリの納品後に、利用状況の確認・修正・運用相談へ対応するかを確認します。
訪問とオンラインを使い分けられるか
業務フローや既存のExcelを実際に見ながら話した方がよい場合もあれば、画面共有のオンライン相談で十分な場合もあります。訪問の有無だけでなく、課題に応じて適切な方法を選べるかを確認します。
経験・実績・対応範囲を正確に説明するか
顧客企業への導入実績と、代表者が前職で取り組んだ社内改革を区別しているかを確認します。公式パートナーであるかのような誤解を与えず、対応できない領域も正確に説明する相手の方が信頼できます。
広島の会社が地域の支援先へ相談する利点
広島県内や近隣の支援先であれば、必要に応じて現場を訪問し、業務の流れや実際の管理表を見ながら話せる場合があります。経営者と現場担当者が同じ場で相談し、認識の違いを確認しやすい点も利点です。導入後も、内容に応じて訪問とオンラインを使い分けられます。
近い会社であることだけを理由に選ぶべきではありません。オンラインでも十分な支援を受けられる場合があります。業務理解・提案の公平性・定着支援・費用・対応範囲を総合的に比較し、地域性は判断材料の一つとして扱いましょう。広島でのDX支援を検討する際も同じ考え方が役立ちます。
kintone導入を成功させる5つのステップ
kintoneは、一つの課題から小さく作り、使いながら広げることが成功の近道です。
解決したい業務課題を一つ決める
情報を探す時間を減らす・案件の対応漏れを防ぐなど、最初の目的を決めます。
現在の業務と情報の流れを整理する
担当者・Excel・システム・入力・確認・後工程への引き継ぎを可視化します。
必要最小限のアプリを作る
最初から多くの業務を対象にせず、一つのアプリや関連する少数のアプリから始めます。
一部の社員で試験運用する
実際のデータや案件で利用し、入力負担・検索性・権限・例外時の対応を確認します。
効果を確認して関連業務へ広げる
作業時間・転記回数・対応漏れなどの変化を確認し、効果があれば見積や受発注などへ広げます。
一部の社員・実際の案件で試験運用し、効果と使いやすさを確認してから関連業務へ広げる
AI経営革新株式会社がkintone導入を支援できる理由
代表である私は、従業員約20名の販売代理店で会社改革を当事者として経験しました。前職では知識ゼロからkintoneを学び、3年間で400以上の業務改善アプリを社内向けに自作（これは顧客企業へ400件導入した実績ではなく、前職の社内改革で自作したアプリ数です）。個人のExcelに分かれていた見積・納品・請求書の統一、顧客情報や案件進捗の共有、手書き業務や集計のデジタル化、顧客別・担当者別・商品カテゴリー別の売上・粗利・予実の見える化などに取り組みました。
アプリを作るだけでなく、現場が新しい方法へ不安や抵抗を感じること、実際に使いながら修正しなければ定着しないことも経験しています。
私たちは、kintoneの導入ありきで提案しません。現在のExcelを活かす方法・GAS・既製システム・Webアプリなども比較し、課題と予算に合う手段を検討します。広島県を中心とした中国地方では必要に応じて訪問を交えた支援が可能で、その他の地域もオンラインで対応しています。なお、当社がサイボウズ株式会社の公式パートナーであることを示すものではありません。支援内容や対応範囲は無料相談で個別に確認します。
よくある質問
はい。現在の業務・利用人数・必要な共有や権限や連携を確認し、kintoneが適しているかを他の方法と比較します。導入を決めておく必要はありません。
データの項目や状態によっては移行できます。重複・表記の違い・古い情報がある場合は整理が必要です。現在使用するデータから段階的に移す方法もあります。
はい。案件管理・問い合わせ・申請など、一つの業務から始められます。効果と使いやすさを確認してから対象を広げます。
はい。オンラインで全国に対応しています。広島県を中心とした中国地方では、必要に応じて訪問を交えた支援が可能です。
はい。利用状況を確認しながら、項目や画面、運用ルールの見直しを検討します。具体的な支援範囲や費用は、相談内容に応じて確認します。
まとめ｜kintoneを選ぶ前に改善したい業務を整理する
- kintoneはExcelに分散した顧客・案件・見積・問い合わせなどの情報を共有し、自社の業務に合わせて改善できる選択肢。ただし全社・全業務に最適とは限らない
- 改善を検討できる業務は、顧客や問い合わせ・案件や商談・見積や承認・商品や価格・受発注や納期・売上や粗利の見える化・社内申請や報告
- 複雑な会計や在庫、大量データ処理、標準的な販売管理で十分な場合は、別のシステムが向く可能性がある
- 支援会社へは、業務と課題の整理・kintoneが適すかの判断・最初のアプリ選定・設計・データ移行・試験運用・定着支援を相談できる
- よくある失敗は、導入が目的化・現状そのままアプリ化・最初から多数のアプリ・項目の増やしすぎ・Excelとの二重入力・経営者目線だけ・運用担当者不在
- 選び方は、業務を具体的に確認・kintoneありきでない・経営と現場の両方・小さく試せる・定着支援・訪問とオンラインの使い分け・経験と対応範囲を正確に説明
- 進め方は、課題を一つ決める→業務と情報を整理→必要最小限のアプリ→一部で試験運用→効果を確認して広げる
kintoneは、Excelに分散した顧客・案件・見積・問い合わせなどの情報を共有し、自社の業務に合わせて改善できる選択肢です。一方、すべての会社や業務に最適とは限りません。複雑な会計・在庫処理や大量データの処理には、別のシステムが適する可能性があります。導入を成功させるには、最初に解決する課題を一つ決め、必要最小限のアプリを作り、実際の業務で試してから広げることが重要です。「自社にkintoneが合うか判断できない」「Excelから何を移すべきか分からない」「導入したものの現場で使われていない」という場合は、外部の導入支援を利用することも選択肢です。私たちは、販売代理店でkintoneを社内運用してきた経験をもとに、現在の業務を整理し、kintoneを含む複数の選択肢から改善方法を一緒に考えます。まずは無料相談で、現在の困りごとをお聞かせください。
※kintoneは、サイボウズ株式会社の登録商標です。本記事は、当社がサイボウズ株式会社の公式パートナーであることを示すものではありません。
