分納管理システムとは？
複数回の納品予定・数量・進捗を一元管理する方法

分納管理で起こりやすい問題

分納を案件単位だけで管理すると、複数予定の表現・商品別の納期・残数の把握・部門間の認識・納品書や請求との関係で問題が起こります。

分納管理システムとは

分納管理システムとは、一つの受注明細に対して複数の納品予定と納品実績を登録し、未納数量を管理する仕組みです。基本的には、次の関係を持たせます。

案件単位ではなく、商品・明細・納品単位で管理することが重要です。ただし、単純に「受注数量－納品数量」で残数を計算できない場合もあります。受注後の数量変更・キャンセル・返品などを考慮し、履歴を残す必要があります。また、システムは予定と残数を把握するためのものです。仕入先や物流の事情による納期遅延そのものを防ぐものではありません。

管理したい主な情報

分納管理では、顧客/案件/受注番号・商品/型番/受注数量・納品予定日と予定数量・実際の納品日と数量・未納数量/残数・納品先/担当者・変更理由/連絡履歴を管理します。

受注から分納完了までの流れ

受注確定から完了確認まで、おおむね7ステップで進めます。

販売代理店における活用イメージ

販売代理店では、一つの案件に複数の商品と仕入先が関係することがあります。活用イメージとして、次のような流れが考えられます。

これは活用イメージです。分納ごとに請求するか、全納後に請求するかは、顧客との契約や社内ルールによって異なります。

分納変更時のワークフロー

納期変更が出たら、受領→影響確認→通知→顧客再調整→予定と履歴の更新→未連絡確認の流れで処理します。

利用できる主な方法

分納管理は、案件数・分納回数・既存システムに応じて方法を選びます。

システム化で失敗する原因

仕組み化しても、納品日が一つ・予定と実績の混同・一部納品の完了扱い・予定の上書き・返品の未考慮・請求との分断があると残数を正しく追えません。

導入の進め方

いきなり全案件を対象にせず、棚卸し→完了条件と必須項目→分納の多い案件で試す→残数と連絡を検証→関連業務へ連携の順で進めます。

相談先を選ぶポイント

分納は前後の業務とつながります。明細・納品単位の管理を理解し、受注残や請求まで考えられる支援先を選びましょう。

AI経営革新株式会社が対応できること

AI経営革新株式会社では、現在の受注・納期回答・分納予定・納品実績・顧客連絡の流れを整理する支援に対応しています。受注明細と複数の納品予定を関連付け、予定数量・実績数量・未納数量・完了条件を管理する仕組みを設計します。現在のExcelを改善する方法・GoogleスプレッドシートとGAS・kintone・販売管理システム・自社向けWebアプリなどから、会社に合う方法を比較します。

また、発注・受注残・納品・請求管理とデータをつなぎ、同じ情報の再入力を減らす方法も検討できます。

よくある質問

まとめ｜明細ごとに予定と実績を関連付ける

分納管理では、一つの案件に納品日を一つ登録するだけでは不十分です。受注明細ごとに複数の納品予定と実績を関連付け、累計納品数量と未納数量を確認する必要があります。変更前の予定・顧客への連絡・返品やキャンセルも履歴として残し、すべての有効な受注明細の残数がゼロになった時点を基本の完了条件とします。私たちは、現在の分納予定・Excel・納品書・顧客への連絡方法を伺い、未納数量と進捗を正確に確認する仕組みを一緒に整理します。「一部納品後の残数が分からない」「複数回の納品予定を管理しきれない」という場合は、無料相談をご利用ください。